BAB
I
PENDAHULUAN
URAIAN TENTANG RESERVASI HOTEL
1.1 Pengertian
Reservasi
Berbicara
mengenai reservasi (pemesanan kamar), terlebih dahulu kita perlu mengetahui
defenisi dari reservasi itu sendiri. Reservasi adalah suatu permintaan untuk
memperoleh sejumlah kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya melalui
berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan
bahwa tamu akan memperoleh kamar tersebut pada waktu kedatangannya atau check-in.
Bagian
reservasi merupakan salah satu bagian yang terpenting pada kantor depan hotel,
sebab tinggi rendahnya pemesanan kamar atas kamar-kamar hotel tergantung pada
bagian ini. Hal ini disebabkan pihak hotel tidak mengharapkan jumlah tamu yang
sebanyak-banyaknya dari tamu yang walk-in.
Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai
tindakan menjual kamar, dimana sebelum tamu datang atau tiba di hotel maka tamu
terlebih dahulu harus melakukan reservasi guna mendapatkan kepastian akan
tersedianya kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau
beberapa minggu sebelumnya.
Di era globalisasi sekarang ini, perkembangan
teknologi pun semakin pesat, sehingga pihak hotel dapat memberikan pelayanan
yang lebih cepat dan tepat kepada tamu hotel. Saat ini pemesanan kamar tidak
perlu dilakukan sendiri oleh tamu yang akan menginap, tetapi dapat dilakukan
dengan bantuan pihak kedua ataupun pihak ketiga.
Ruang lingkup operasional bagian
reservasi adalah :
1. Menerima seluruh pemesanan kamar
dari berbagai sumber dan cara pemesanan.
2. Melaksanakan proses pemesanan
kamar termasuk konfirmasi mengenai proses kedatangan dan keberangkatan tamu.
3. Melaksanakan proses pengarsipan
dan menyimpan arsip pesanan tamu sesuai dengan urutan abjad dan tanggal pada
saat pemesanan tersebut diterima.
4. Membuat evaluasi atas pemesanan
kamar yang diterima khususnya untuk pesanan yang pasti.
5. Melakukan pengecekan
situasi jumlah kamar dan jenis kamar yang terjual dan yang belum terjual.
Data-data yang diperlukan pada saat
menerima reservasi adalah :
a. Nama lengkap dari tamu yang akan
menginap di hotel.
b. Tanggal kedatangan tamu dan
keberangkatan tamu.
c. Nama si pemesan, alamat dan nomor
telepon.
d. Cara pembayaran.
e. Jumlah pemesanan kamar tersebut.
f. Ditanyakan pula apabila ada
permintaan kamar oleh tamu.
g. Tanggal dan jatuh tempo pada saat
menerima pesanan kamar.
h. Tanda tangan dari
petugas reservasi yang menerima.
ABSTRAK
Perkembangan di bidang teknologi
informasi membuat banyak perusahaan dibidang perhotelan mulai mengembangkan
sistem administrasinya dengan menggunakan teknologi informasi. Salah satunya
adalah dengan menggunakan aplikasi yang berbasis web. Sistem informasi
reservasi berbasis web dikembangkan di Hotel Karlita, sistem tersebut
mengolah data pemesanan kamar baik proses check-in dan check-out maupun
proses penghitungan pendapatan sewa kamar per bulan. Sistem informasi reservasi
dikembangkan dengan waterfall model, dan dibangun dengan bahasa
pemrograman PHP dan PhpMyAdmin sebagai sebuah tools untuk
membantu mengelola basis data MySql serta text editor Notepad++. Sistem
informasi reservasi dapat memberikan kemudahan bagi receptionist dan
pelanggan hotel dalam melakukan pemesanan kamar. Selain itu pengunjung juga
dapat memperoleh segala informasi fasilitas dan berita yang ada di Hotel
Karlita.
Kata Kunci : Sistem
Informasi, Reservasi, Waterfall Model.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis
panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyusun proposal tugas sebagai bahan pengajuan penyelsaian
mata kuliah analisa dan desain sistem
yang berjudul “Sistem Informasi Reservasi Sewa Kamar Hotel Berbasis Web”
sehingga dapat menjadi pengalaman awal bagi kami untuk hari kedepan.
Sholawat serta salam
semoga tetap tercurah limpahkan kepada junjungan kita nabi agung Muhammad
SAW.yang telah menuntun kita semua dalam memeluk agama yang Haq menurut Alloh
SWT.membimbing kita dari jalan yang salah menuju jalan yang benar.
Tak lupa ucapan terima
kasih kepada Semua Guru-guru atau dosen.baik dosen pemangku mata kuliah Analisa
Dan Desain Sistem dan Dosen Lain Yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.
Kami menyadari bahwa
masih banyak kekurangan dalam penyusunan laporan proposal tugas kali ini, untuk
itu kami mohon maaf dan mengharapkan saran serta kritik yang membangun dari
pembaca. Semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu
dan pengetahuan, khususnya pada bidang Teknik Informatika.
Surabaya,
29 Oktober 2013
Penulis
1.2 Latar Belakang
Di era globalisasi
seperti saat ini dunia teknologi dan informasi perkembangannya sangat pesat,
khususnya dunia komputer. Komputer saat ini merupakan kebutuhan manusia di
dalam melakukan berbagai kegiatan, ditambah dengan adanya teknologi informasi
yang semakin berperan di dalam dunia pekerjaan. Dengan menggunakan piranti
teknologi informasi yang tepat, maka akan dihasilkan informasi yang tepat dan
akurat sesuai dengan kebuutuhan sehingga keputusan dapat diambil dengan cepat.
Salah satu piranti
teknologi adalah internet, yaitu sebuah jaringan online global tanpa batas yang
menyediakan berjuta jenis informasi. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang
semakin modern, banyak hotel-hotel yang menggunakan fasilitas internet dalam
sistem pemesanan kamar. Hal ini disebabkan karena metode ini dipandang memiliki
beberapa keuntungan lain bila dibandingkan dengan sistem pemesanan kamar secara
langsung, yang mana akan mempengaruhi perilaku dari hotel tersebut baik dari
segi manajemen maupun pemesanan dan layanan informasi yang diberikan.
Hotel
Karlita sebagai salah satu hotel berbintang di kawasan kota Tegal merupakan
hotel yang sedang berkembang dan terus berupaya untuk meningkatkan layanan
serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan
teknologi informasi. Selama ini, sistem sewa kamar yang ada di Hotel Karlita
masih dilakukan dengan cara melakukan pencatatan buku reservasi sehingga sistem
tersebut perlu dibenahi. Beberapa sistem yang dinilai perlu dibenahi adalah
sistem pemesanan sewa kamar, sistem check-in, sistem check-out.
Sistem tersebut perlu dibenahi dengan sistem baru yang terkomputerisasi
berbasiskan web yang dinilai lebih efisien.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasakan pada latar
belakang masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, maka permasalahan pokok
yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah bagaimana mengembangkan sistem
informasi reservasi online yang mudah untuk digunakan (user friendly)
dalam mengelola data - data pemesanan yang ada.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang hendak
dicapai dalam pelaksanaan dan penulisan tugas akhir ini adalah membuat suatu
sistem informasi untuk membantu memudahkan proses pemesanan kamar yang
terkomputerisasi, membantu perhitungan pembayaran yang harus dibayar oleh tamu
dan mengetahui persediaan kamar yang kosong.
Adapun beberapa manfaat yang
diharapkan dari pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1) Bagi Penulis
Penulis dapat mengaplikasikan ilmu
pengetahuan yang dimiliki, yang telah didapat di bangku perkuliahan dalam
merancang sistem informasi pemesanan kamar hotel.
2) Bagi Hotel
Karlita Tegal
a) Sebagai media
promosi hotel, sehingga dapat lebih dikenal oleh berbagai pihak luar.
b) Mempermudah
pihak pengelola hotel dalam mengelola data pemesanan (booking) kamar
oleh pelanggan.
3) Bagi Universitas
Sebagai salah satu
bahan referensi untuk Universitas dalam pengembangan sistem informasi
reservasi.
1.5 Ruang Lingkup
Dalam penyusunan tugas akhir ini,
masalah-masalah yang dibahas diberikan ruang lingkup permasalahan, yaitu:
1) Sistem ini
terbatas pada pengelolaan informasi mengenai pemesanan kamar yang ada di Hotel
Karlita.
2) Sistem reservasi kamar dibagi
menjadi dua bagian, yaitu :
a) Reservasi
Tidak Langsung yaitu ketika pelanggan melakukan reservasi melalui website hotel
dengan melakukan prosedur reservasi.
b) Reservasi Langsung yaitu ketika
pelanggan melakukan reservasi di komputer hotel dengan inputan data receptionist.
3) Reservasi
tidak langsung hanya dapat dilakukan setelah pengguna atau pengunjung web
mendaftarkan diri sebagai pelanggan dan melakukan login dengan identitas
pelanggan di Hotel Karlita.
4) Pembayaran
reservasi tidak langsung dilakukan melalui transfer Bank, dengan ketentuan
minimal uang muka 30% dan akan hangus jika pelanggan tidak membayar dua hari
setelah melakukan input data reservasi.
5) Tagihan hanya terbatas pada
tagihan sewa kamar saja, tanpa melibatkan tagihan restorasi, laundry dan
sebagainya.
BAB
II
DASAR
TEORI
2.1 Sistem Informasi Reservasi
Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah
Reservation yang berasal dari kata to reserve yaitu menyediakan
atau mempersiapkan tempat sebelumnya. Sedangkan reservation yaitu pemesanan
suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum reservation yaitu pemesanan
fasilitas yang diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat
terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya (
Suartana, 1987). Sehingga sistem informasi reservasi merupakan suatu sistem
yang mengelola data pemesanan fasilitas dan menyajikan informasi fasilitas pada
waktu tertentu.
Sistem informasi
reservasi sewa kamar Hotel Karlita adalah sistem informasi yang akan membantu
proses pengolahan data pemesanan kamar hotel sesuai dengan tanggal check-in
check-out pelanggan.
2.2 Pengembangan Sistem
Pada tugas akhir ini
model proses yang digunakan adalah model waterfall menurut Ian
Sommerville. Model waterfall merupakan salah satu model proses yang
mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi, pengembangan dan
merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi
persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian, dan
seterusnya.
2.3 Tahap Analisis dan Definisi
Persyaratan
Proses mengumpulkan
informasi kebutuhan sistem/perangkat lunak melalui konsultasi dengan pengguna
sistem. Proses ini mendefinisikan secara rinci mengenai fungsi-fungsi, batasan
dan tujuan dari perangkat lunak sebagai spesifikasi sistem yang akan dibuat.
 |
| Model Watefall |
2.4 Tahap Perancangan Sistem dan
Perangkat Lunak
Proses perancangan
sistem membagi persyaratan dalam sistem perangkat keras atau perangkat lunak.
Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Proses
perancangan arsitektural melibatkan identifikasi komponen-komponen utama sistem
dan komunikasi antar komponen-komponen tersebut.
2.5 Tahap Implementasi dan
Pengujian Unit
Pada tahap ini,
perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau
unit program. Pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah
memenuhi spesifikasinya.
2.6 Tahap Integrasi dan Pengujian
Sistem
Unit program
diintegrasikan dan diuji sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa
persyaratan sistem telah dipenuhi. Setelah pengujian sistem, perangkat lunak
dikirim kepada pelanggan.
Tahap ini biasanya
merupakan fase siklus hidup yang paling lama. Sistem diterapkan (diinstal) dan
dipakai. Pemeliharaan mencakup koreksi dari beberapa kesalahan yang tidak
diketemukan pada tahapan sebelumnya, perbaikan atas implementasi unit sistem
dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru
ditambahkan.
2.7 Pemodelan Data
Merupakan
pendeskripsian data yang digunakan dalam perangkat lunak, yang terdiri atas:
1) ERD (Entity Relationship
Diagram)
Merupakan diagram hubungan antar
objek data. Sesuai dengan namanya, ada dua (dua) komponen utama pembentuk ERD,
yaitu entitas (entity) dan relasi (relation). Kedua komponen ini
dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut / properti (Fathansyah,
2007). Komponen ERD yaitu:
a) Entitas (entity) dan
Himpunan Entitas (Entitas Sets)
Entitas merupakan individu yang
mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu
yang lain. Sekelompok entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama
membentuk sebuah himpunan entitas.
b) Relasi
Relasi menunjukkan adanya hubungan di antara
sejumlah entitas yang berasal dari sejumlah himpunan entitas yang berbeda.
Kumpulan semua relasi di antara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan
entitas membentuk suatu himpunan relasi, istilah himpunan relasi jarang sekali
digunakan dan lebih sering disingkat dengan istilah relasi saja.
c) Atribut
Atribut merupakan
property (karakteristik) dari entitas. Berikut adalah table ERD :
 |
| Tabel ERD |
d) Kardinalitas
Kardinalitas menunjukkan jumlah
maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang
lain. Terdapat empat macam kardinalitas yang terjadi antara himpunan A dan
himpunan B, yaitu:
i) One to One,
Yang artinya setiap entitas pada himpunan
entitas A berhubungan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, dan
begitu juga sebaliknya.
ii) One to Many,
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan
dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana
setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan palinga banyak dengan
satu entitas pada himpunan entitas A.
iii) Many to One,
Yang berarti suatu entitas di dalam himpunan entitas A dapat dihubungkan
dengan paling banyak satu entitas di dalam himpunan entitas B, dan entitas di
dalam himpunan entitas B dapat dihubungkan dengan lebih dari satu entitas dalam
himpunan entitas A.
iv) Many to Many,
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan
dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya.
2) DOD (Data Object Description)
Merupakan deskripsi atribut dari
setiap objek data.
3) Data Dictionary (Kamus
Data)
Kamus data atau data
dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi.
 |
| Add caption |
Kamus data berfungsi
membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail dan mengorganisasi
semua eleman data yang digunakan dalam sistem, sehingga pemakai dan
penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan,
keluaran, penyimpanan dan proses. Kamus data dibuat berdasarkan data yang ada
pada DFD.
2.8
Permodelan Fungsional
Merupakan pendeskripsian semua fungsi
yang terlibat dalam perangkat lunak, yang meliputi :
1) Data Context Diagram (DCD)
Diagram konteks adalah diagram yang
terdiri atas suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup sistem. Diagram
konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke
sistem dan output dari sistem. Diagram konteks hanya terdiri atas satu proses
dan tidak boleh ada data store (Al Bahra, 2006).
2) Data Flow Diagram (DFD)
Arus data merupakan tempat
mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen
dari sistem. DFD merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian
sistem ke modul yang lebih kecil (Al Bahra, 2006). DFD mempunyai dua tujuan,
yaitu :
a) Untuk memberikan indikasi mengenai
bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem,
b) Untuk menggambarkan fungsi-fungsi
(dan sub-fungsi) yang mentransformasi aliran data.
2.9 Perancangan Sistem dan
Perangkat Lunak
Perancangan sistem mendeskripsikan
apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemakai. Perancangan sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan
tersebut, terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem
yang memenuhi persaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis
sistem. Tahap perancangan meliputi (O‟Brien, 2005):
a) Perancangan data
Mentransformasikan model data yang
dihasilkan oleh proses analisis menjadi struktur data yang dibutuhkan pada saat
pembuatan program (coding). Selain itu juga akan dilakukan desain
terhadap struktur basis data yang akan dipakai.
b) Perancangan Proses / Fungsi
Perancangan Proses / Fungsi akan
melakukan perancangan seperti desain program dan prosedur.
c) Perancangan antar muka
Mendefinisikan
bagaimana pengguna dan perangkat lunak berkomunikasi dalam menjalankan
fungsionalitas perangkat lunak. Perancangan antar muka disesuaikan dengan business
process yang telah didapatkan.
2.10 Integrasi dan Pengujian
Sistem
Penulis tidak
menggunakan pengujian white box karena akan membutuhkan waktu yang
relatif lama, dimana setiap algoritma yang digunakan akan diuji secara detail
sampai struktur program mempunyai tingkat deteksi error yang tinggi.
Maka proses pengujian menggunakan black-box. Black-box berfokus pada
fungsionalitas perangkat lunak tanpa pengetahuan struktur internal program (source
code).
1) Pengujian
unit, yaitu pengujian unit-unit program.
2) Pengujian
integrasi, yaitu pengujian kelompok unit-unit yang terintegrasi untuk membentuk
subsistem ataupun sistem.
3) Pengujian
sistem, yaitu pengujian terhadap integrasi atau keterhubungan antar sub-sistem.
4) Pengujian
penerimaan (acceptance testing), yaitu pengujian terakhir sebelum sistem
dipakai oleh pengguna, melibatkan pengujian dengan data dari pengguna sistem.
5) Pengujian instalasi, yaitu
pengujian yang dilakukan setelah sistem dipasang.
Pengujian dilakukan
untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan
akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan output yang dibutuhkan.